Zeit GmbH

Personaldienstleistungen sind UNSERE Leidenschaft.  Bewerben Sie sich jetzt – über 2000 Jobs bei Zeit AG®

Logo Zeit AG

Kaufmännische Teamassistenten (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen ab sofort für unseren Kunden kaufmännische Teamassistenten (m/w/d)

Aufgabenbeschreibung:

– Unterstützung bei der Planung, Koordination und Durchführung von vierteljährlichen Abteilungssitzungen, F2F-Meetings, Hybrid-Meetings und Ad-hoc-Meetings – innerhalb der Abteilung, mit Kollegen von DSE, den Affiliates, DSI und DSJ

– Verwaltung von den administrativen Teil des On- und Offboardings neuer interner und externer Kollegen und Auftragnehmer innerhalb der Abteilung

– SPoC für BANF/Einkaufsabwicklung, Rechnungsmanagement, Abgrenzungsmanagement und Unterstützung bei der Budgetplanung für DSE- und DSIE-Rechnungen

– Enge & bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit Kollegen aus verschiedenen Abteilungen als Schnittstellenfunktion zur Verschlankung von Aufgaben und Prozessen innerhalb unseres Arbeitsbereichs (Arbeitsanweisungen, SharePoint-Seite, etc.)

– Aufgaben nach Bedarf für Ad-hoc-Projekte ausführen (z. B. Schulungen f/u, Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung des Intranets und der Share Point-Seite der Abteilung).

– Unterstützung der Führung in der internen und externen Kommunikation und Aufgaben.

– Allgemeine administrative Aufgaben und organisatorische Unterstützung (Protokollierung, Unterstützung bei Inspektionen und Audits, Organisation und Erfüllung operativer Aufgaben, Ansprechen und Initiieren bei fehlenden administrativen Prozessen, Unterstützung bei IT-Fragen und Erstellen von IT-Tickets, Matrixbuchung, (Papier-)Postverteilung, Buchung von Besprechungsräumen, Sicherstellung der Beantwortung von Anfragen mit sorgfältiger Nachverfolgung von Anfragen, Beantragung eines Visums, Kreditkarte, SOS-Notfall, Autounfall).

– Dokumentenmanagement: Aktualisierung der Dateien für die jährliche Überprüfung

– Abwesenheits- und Zeitsachbearbeiter

– Projektmanagement- und Koordinationsunterstützung für das Team

Erforderliche Kenntnisse:

– Betriebswirtschaftliche Ausbildung wie z.B. kaufmännische(r) Fachwirt/in / Industriekaufmann/frau) oder gleichwertig

– Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der pharmazeutischen Industrie

-Erfahrung mit funktionsübergreifender Zusammenarbeit und der Arbeit mit internationalen Teams in einer Matrixumgebung

– Fähigkeit, komplexe Sachverhalte mit kontinuierlichem Fokus auf Verbesserung zu verstehen

– Fähigkeit zum Multitasking, zur Verwaltung komplexer Arbeiten und Zeitpläne sowie zur Anpassung und Flexibilität, um sich ändernde Fristen basierend auf den Geschäftsanforderungen einzuhalten

– Sehr gut in mündlicher und schriftlicher englischer Kommunikation

– Gute Kenntnisse in Microsoft Office-Produkten (Word, Outlook, Excel, Power Point)

– Gute Kenntnisse des SAP-Systems, um die Anforderungen des Leiters und der Teamleiter zu unterstützen

Wir bieten:
-unbefristetes Arbeitsverhältnis
-Übernahmeoption
-Übertarifliche Bezahlung
-Sonderzahlungen Fahr-, Urlaubs- u. Weihnachtsgeld
-Startprämie

-Essensgutscheine

-Tankgutscheine


Einsatzort: 81379 München

Region: Bayern
Vertrag: langfristig

Arbeitszeit: Vollzeit

Vergütung:


 Bewerbung an

Zeit AG Augsburg

M. Schormair GmbH
Am Mittleren Moos 45  
86167 Augsburg 

Tel.: 0821-5699678 

marlies.schormair@m-schormair.de

Zuletzt aktualisiert 04.06.2024